Fragen und Antworten

Wir sind ein IT-Unternehmen aus Stettin (Szczecin), Polen, seit 2016. Wir sind die externe IT-Abteilung für kleine und mittlere Unternehmen: Helpdesk, Server- und Netzwerkadministration, Microsoft 365, ERP, Cybersicherheit und Backups. Außerdem setzen wir lokale KI-Modelle und Prozessautomatisierung ein und bieten KI-Schulungen an.

In Polen landesweit, vor Ort vor allem in Stettin und Westpommern. In Deutschland betreuen wir Unternehmen in Berlin, Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern per Fernwartung und vor Ort bei geplanten Arbeiten.

Etwa 60 Minuten Gespräch und Prüfung, vor Ort oder per Fernzugriff. Wir prüfen Server, Netzwerk, Backups, Lizenzen, Sicherheit und NIS2-Betroffenheit. Danach erhalten Sie einen kurzen Bericht mit Risiken und Empfehlungen. Der Check ist unverbindlich.

Die laufende IT-Betreuung rechnen wir als Monatspauschale nach Arbeitsplätzen, Servern und Reaktionszeit ab. Projekte wie ERP, Microsoft 365, KI oder Automatisierung bieten wir nach der Analyse zum Festpreis an. Den Preis kennen Sie vor Arbeitsbeginn.

Telefonate und Besprechungen führen wir auf Englisch oder Polnisch. E-Mails, Tickets und Dokumentation gerne auch auf Deutsch.

Unser Büro liegt etwa 150 km von Berlin entfernt. Wir arbeiten nach EU-Recht und DSGVO, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, kennen NIS2 in Deutschland und Polen und betreuen besonders gern Unternehmen mit Standorten in beiden Ländern.

Den IT-Check vereinbaren wir meist innerhalb weniger Werktage. Die Übernahme der Infrastruktur dauert ein bis drei Wochen. In dringenden Fällen wie Ausfällen oder Sicherheitsvorfällen reagieren wir sofort.

Ja. Bei laufender IT-Betreuung haben wir Zugriff auf Systeme mit personenbezogenen Daten und schließen daher immer einen AVV nach Art. 28 DSGVO ab, einschließlich Vertraulichkeitsverpflichtung.

Die Monatspauschale hängt von der Anzahl der Arbeitsplätze und Server, der geforderten Reaktionszeit und dem Bedarf an Vor-Ort-Einsätzen ab. Wir erstellen das Angebot nach einem kostenlosen IT-Check und nennen einen festen Monatsbetrag. Projekte außerhalb des Umfangs werden vorab separat angeboten.

Bei Unternehmen bis etwa 50 Arbeitsplätze in der Regel ja. Eine Vollzeitstelle bedeutet Gehalt, Weiterbildung, Werkzeuge und Urlaubsvertretung. Mit IT-Betreuung zahlen Sie für die tatsächlich benötigte Zeit und erhalten mehrere Spezialisierungen.

Telefonate und Besprechungen führen wir auf Englisch oder Polnisch. Schriftliche Kommunikation, Tickets und E-Mails gerne auch auf Deutsch.

Ja, für Installationen, Projekte und geplante Arbeiten. Unser Büro in Stettin liegt etwa 150 km von Berlin entfernt. Den Großteil des Supports erledigen wir per Fernwartung, das ist für Sie am schnellsten.

Alle Passwörter, Konfigurationen und Dokumentationen gehören Ihnen. Bei Vertragsende übergeben wir sie formell an Ihren neuen Dienstleister oder Ihr Team und entfernen unsere Zugänge.

Ja. Wir sind ein Unternehmen mit Sitz in der EU und schließen immer einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab.

Das hängt von Sektor und Größe ab. In der Regel betroffen sind mittlere und große Unternehmen (ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Mio. Euro Umsatz und Bilanzsumme) in den im Gesetz genannten Sektoren. Manche Einrichtungen sind unabhängig von der Größe erfasst. Das BSI bietet eine Betroffenheitsprüfung an; wir erstellen zusätzlich eine schriftliche Einschätzung im Rahmen eines kostenlosen Gesprächs.

Für besonders wichtige Einrichtungen bis zu 10 Mio. Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes, für wichtige Einrichtungen bis zu 7 Mio. Euro oder 1,4 %. Die Geschäftsleitung muss die Maßnahmen billigen und überwachen und kann bei Pflichtverletzungen haften.

Eine Frühwarnung muss unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis eines erheblichen Sicherheitsvorfalls an das BSI gehen, die Meldung innerhalb von 72 Stunden und ein Abschlussbericht innerhalb eines Monats. Deshalb müssen Verfahren und Zuständigkeiten vorher festgelegt sein.

Mit drei Dingen: Multi-Faktor-Authentifizierung für E-Mail und Fernzugriff, einem Backup, das aus dem Firmennetz weder verschlüsselt noch gelöscht werden kann, und aktuellen Systemen. Diese drei Schritte stoppen die meisten Angriffe, die wir bei KMU sehen.

Ja, wenn sie kurz, praxisnah und regelmäßig sind. Nach der Schulung führen wir eine Phishing-Simulation durch und vergleichen die Ergebnisse vorher und nachher.

So oft, wie viele Daten Sie höchstens verlieren dürfen. Buchhaltung und ERP meist stündlich oder häufiger, Dateiserver täglich, vollständige virtuelle Maschinen täglich oder wöchentlich. Den Zeitplan legen wir anhand des RPO fest.

Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit des Dienstes und hält gelöschte Elemente nur begrenzt vor, je nach Dienst etwa 14 bis 93 Tage. Das ist kein Backup, mit dem sich beliebige ältere Stände wiederherstellen lassen. Wir empfehlen daher eine separate Sicherung von E-Mail, OneDrive und SharePoint.

Eine Kopie, die für einen festgelegten Zeitraum nicht geändert oder gelöscht werden kann, auch nicht mit Administratorrechten. Sie schützt vor Angriffen, die zuerst die Backups löschen und dann die Daten verschlüsseln.

Von wenigen Minuten für eine einzelne Datei bis zu einigen Stunden für einen ganzen Server, abhängig von Datenmenge, Speicherort und vorbereiteter Ersatzhardware. Wir messen das bei den Tests.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das polnische Nationale E-Rechnungssystem. Rechnungen werden im strukturierten Format über das staatliche System ausgetauscht. Wir konfigurieren Berechtigungen, Zugänge und den Belegfluss in der ERP-Software, damit Rechnungen bei den richtigen Personen ankommen.

Ja, die Programme von InsERT nexo unterstützen das Ausstellen und Empfangen von Rechnungen über KSeF.

In der Regel ja, über API, Datenbankschnittstellen oder Automatisierungsplattformen wie n8n. Wir synchronisieren Stammdaten, Belege und Kennzahlen, damit die Zentrale aktuelle Zahlen aus Polen sieht.

Für ein kleines Handelsunternehmen ein bis drei Wochen. Mit mehreren Lagern, Shop-Anbindung und Datenmigration meist vier bis acht Wochen.

Für die meisten Büroarbeitsplätze reicht Business Standard. Business Premium ergänzt Intune, bedingten Zugriff und Defender, was wir Unternehmen mit sensiblen Daten oder NIS2-Pflichten empfehlen. Wer nur Web-Mail und Teams nutzt, kommt mit Business Basic aus.

Bei guter Planung beschränkt sich die Unterbrechung auf die DNS-Umstellung, meist abends oder am Wochenende. Die Postfachinhalte kopieren wir vorab.

Microsoft speichert Daten europäischer Kunden im Rahmen der EU Data Boundary in Rechenzentren innerhalb der EU. Den Speicherort Ihres Tenants prüfen und dokumentieren wir.

Dort, wo viel geschrieben, analysiert und in Teams besprochen wird. Vorher müssen Berechtigungen aufgeräumt werden, denn Copilot zeigt alles, worauf ein Nutzer Zugriff hat. Wir empfehlen einen Pilot mit wenigen Lizenzen.

Das hängt von Modellgröße und gleichzeitigen Nutzern ab. Für eine Abteilung und ein mittelgroßes Modell genügt eine Workstation mit einer GPU mit 16–24 GB Speicher. Für das ganze Unternehmen und größere Modelle braucht es einen Server mit einer oder mehreren professionellen GPUs. Die Dimensionierung erfolgt nach dem Prototyp.

Bei Allgemeinwissen und den schwierigsten Aufgaben liegen die größten Cloud-Modelle vorn. Bei Unternehmensaufgaben wie Antworten aus Dokumenten, Zusammenfassungen und Datenextraktion liefert ein gut gewähltes lokales Modell vergleichbare Ergebnisse, weil es mit Ihren Daten arbeitet. Wir prüfen die Qualität mit Ihren Beispielen.

Die Verarbeitung auf dem eigenen Server vereinfacht die Compliance erheblich, weil keine Daten an Dritte oder außerhalb des EWR gehen. Zweck, Berechtigungen und Aufbewahrung des Chatverlaufs müssen dennoch festgelegt werden. Diese Dokumentation erstellen wir mit.

Retrieval-Augmented Generation: Das Modell sucht zuerst passende Abschnitte in Ihren Dokumenten und antwortet auf dieser Grundlage mit Quellenangabe. So kennt die KI Ihre Verfahren und Preise ohne teures Training, und jede Antwort ist nachprüfbar.

Die Kosten setzen sich aus Hardware, Einführung und Betreuung zusammen. Die kleinste Lösung für eine Abteilung besteht im Wesentlichen aus einer GPU-Workstation und einigen Tagen Arbeit. Ein genaues Angebot erhalten Sie nach dem Workshop.

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 des EU AI Act, dass Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen. Die Form ist nicht vorgeschrieben, aber eine Schulung mit Teilnehmerliste, Programm und Zertifikaten ist der einfachste Nachweis.

Auf Englisch oder Polnisch. Unterlagen und Prompt-Sammlungen können wir auf Wunsch auch auf Deutsch bereitstellen.

Der sichere Umgang mit KI dauert zwei bis drei Stunden, die Praxis-Schulung für den Büroalltag einen Tag, für IT-Teams empfehlen wir zwei Tage.

Ja. Alle Teilnehmenden erhalten ein Teilnahmezertifikat der ARITMA SOFT mit Programm und Stundenzahl. Das Unternehmen erhält Teilnehmerliste und Programm für seine Nachweise.

n8n ist ein offenes Automatisierungswerkzeug, das auf dem eigenen Server laufen kann, mit hunderten Konnektoren und KI-Bausteinen. Power Automate ist ein Microsoft-Dienst und in Microsoft 365 am bequemsten. Wir wählen nach Ihren Systemen, Sicherheitsanforderungen und Lizenzkosten.

Solche, die wiederkehrend, regelbasiert, häufig und fehleranfällig sind: meist Rechnungsfluss, Auftragserfassung, Berichte und Datenübertragung zwischen Systemen. Wir beginnen mit dem Prozess, der die meisten Stunden pro Monat kostet.

Bei richtiger Planung ja. Sensible Daten verarbeiten wir in n8n auf Ihrem Server mit einem lokalen KI-Modell. Jede Automatisierung hat Protokolle, Fehlerbehandlung und eingeschränkte Rechte.

Ja, besonders an der Schnittstelle von Halle und Büro: Produktionsreporting, OEE, Stillstände, Materialverbrauch, Planung und Übergabe ans ERP. Unser Geschäftsführer hat jahrelang Operations und Produktion geleitet.

Das hängt von Seitenzahl, Sprachen, Textarbeit und Funktionen wie Terminbuchung ab. Nach einem kurzen Workshop nennen wir einen Festpreis.

Eine statische Website ist schneller, günstiger im Betrieb und weniger angreifbar, weil es keine Datenbank und keine Plugins gibt. WordPress lohnt sich, wenn Ihr Team häufig selbst Inhalte veröffentlicht.

Wir bauen nach den Richtlinien von Google: schnell, sauber strukturiert, mit strukturierten Daten und Inhalten, die Kundenfragen beantworten. Das hilft auch bei Google AI Overviews und Assistenten wie ChatGPT. Platzierungen hängen zusätzlich von Wettbewerb und Zeit ab.

Das Bundesgesetz NIS2UmsuCG regelt Kommunalverwaltungen überwiegend nicht; hier sind die Länder zuständig. Kommunale Unternehmen wie Stadtwerke, Wasser- und Abfallbetriebe können aber als wichtige oder besonders wichtige Einrichtungen erfasst sein. Wir prüfen das im Einzelfall.

Ja, unter Beachtung von DSGVO, Geheimhaltungspflichten und AI Act. Am sichersten ist ein Modell auf eigenem Server, eine KI-Nutzungsrichtlinie und geschultes Personal. Die KI liefert Entwürfe, Entscheidung und Unterschrift bleiben beim Menschen.

Gespräche führen wir auf Englisch oder Polnisch, schriftliche Kommunikation und Dokumentation gerne auch auf Deutsch.

Möglicherweise, wenn er Waren aus den im Gesetz genannten Sektoren herstellt, etwa Maschinen, elektrische Ausrüstung, Computer und Elektronik, Fahrzeuge, Medizinprodukte, Lebensmittel oder Chemikalien, und mindestens ein mittleres Unternehmen ist. Solche Betriebe sind meist wichtige Einrichtungen.

OEE ist das Produkt aus Verfügbarkeit, Leistung und Qualität. Laufzeiten, Stillstände, Stückzahlen und Ausschuss werden aus Maschinen, MES oder einfachen Terminals erfasst und automatisch in einem Bericht ausgewertet.

Ja. Ein KI-Assistent mit Zugriff auf Handbücher und Störungshistorie schlägt mögliche Ursachen und Reparaturschritte schneller vor. Das Modell läuft auf dem Server des Werks.

Grundlage sind Multi-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Laptops, aktuelle Systeme, eingeschränkte Rechte und eine tägliche, unveränderbare Sicherung außer Haus. Dazu ein sicherer Kanal für den Dokumentenaustausch statt normaler E-Mail-Anhänge.

Grundsätzlich ja, aber keine Mandantendaten in öffentliche Werkzeuge eingeben. Sicherer sind Business-Versionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder ein lokales KI-Modell auf dem Server des Büros, jeweils mit KI-Richtlinie und geschultem Team.